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Umstellung auf die neue Mail-Architektur

Das Meta-Directory

In den 90er Jahren gab es an der Universität eine massive Dezentralisierung mit der Folge unkoordinierter Datenbestände und Dienste in den Fakultäten und in der Verwaltung sowie unterschiedlicher Zugriffsproblematiken. Das Meta-Directory ist ein erster Schritt in Richtung eines integrierten Informationsmanagements.

Die verschiedenen Dienste müssen integriert und koordiniert werden. Es geht um die Anbindung vorhandener Verzeichnisse, die Unterstützung eines Workflow für Anwendungen, um die Abstimmung mit dem Datenschutz. Dies bedeutet ein Stück Rezentralisierung und Vereinheitlichung. Davon betroffen sind auch die E-Mail-Adressen der Universität Heidelberg.

Meta-Directorys sind mächtige Werkzeuge in den Händen von Systemverwaltern großer Netzwerke. Sie fassen Daten aus verschiedenen Quellen zusammen und präsentieren sie hinter einer einheitlichen Schnittstelle.

Ein Schwerpunkt des Medienentwicklungsplans der Universität Heidelberg ist die Konsolidierung der Globaldaten mithilfe eines Meta-Directorys. Als erste Anwendung dieser Software schafft das URZ (zusammen mit der Zentralen Universitätsverwaltung) die Möglichkeit, eine Namensschreibweise und E-Mail-Adressform als die offizielle Adressierung zu bestätigen, die dann in einem zweiten Schritt für signierte und verschlüsselte E-Mail verwendet werden kann.

Es ist daher notwendig, dass jede/r Angehörige der Universität eine primäre offizielle E-Mail-Adresse besitzt, die der neuen Mail-Architektur genügt. Nur auf eine solche Adresse kann ein Zertifikat ausgestellt werden, und nur diese sollte nach außen bekannt gegeben werden.

Neue E-Mail-Adressen

Um dieses Ziel zu erreichen, ist es erforderlich, das Mail-System der Universität neu zu strukturieren. Generell werden künftig in der Universität E-Mail-Adressen der folgenden Formen verwendet:

     name@[institutsname/-kürzel].uni-heidelberg.de
	
     name@uni-heidelberg.de

Konsequenterweise muss die Mail-Domäne urz.uni-heidelberg.de bereinigt werden. Die Adressen dieser Domäne werden zukünftig als primäre offizielle E-Mail-Adressen nur von URZ-Mitarbeitern verwendet. Die Bereinigung betrifft alle Nicht-URZ-Mitarbeiter, die aus historischen Gründen eine solche E-Mail-Adresse verwenden sowie alle Studierenden, die zusätzlich über eine solche Adresse verfügen.

Alle E-Mail-Adressen der Form

     benutzernummer@ix.urz.uni-heidelberg.de

können ebenso wenig als primäre offizielle E-Mail-Adressen verwendet werden und müssen daher durch geeignete ersetzt werden.

Die alte Variante, bei der anstelle von Institutsnamen der Name eines Rechners stehen konnte, entfällt in Zukunft, zumindest für primäre Adressen. Damit werden also Adressen der folgenden und ähnlicher Form nicht mehr unterstützt:

     name@sun0.urz.uni-heidelberg.de

Die Mail-Zustellung

Das Mail-Routing läuft derzeit und auch zukünftig auf Institutsebene, d. h. ein Institut muss sich mit allen seinen E-Mail-Adressen in einer Mail-Domäne befinden. Das URZ empfiehlt allen Instituten, die nicht bereits über eine eigene Mail-Domäne verfügen, auf dem zentralen Mail-Server für Institute eine eigene einrichten zu lassen. Diese Mail-Domäne kann vom Institut selbst administriert werden. Ein Antrag beim URZ zur Vergabe einer Projektnummer ist dabei nicht erforderlich. Eine Mail-Domäne kann formlos eingerichtet werden. Ein Anruf des EDV-Beauftragten genügt. Institute, die keine eigene Mail-Domäne verwenden möchten, müssen dies dem URZ bis zum 30. 6. 2006 mitteilen.

Studierende

Für Studierende wurde eine neue Mail-Domäne stud.uni-heidelberg.de eingeführt. Damit ergeben sich E-Mail-Adressen der Form:

     name@stud.uni-heidelberg.de

Der personenbezogene Teil (name, d. h. der Adressteil links des @-Zeichens) wird nach folgenden Regeln gebildet:

  1. nachname@stud.uni-heidelberg.de
  2. v.nachname@stud.uni-heidelberg.de
  3. vorname.nachname@stud.uni-heidelberg.de
  4. benutzernummer@stud.uni-heidelberg.de

Ist die E-Mail-Adresse schon vergeben, wird die jeweils nächste Regel verwendet. Die neuen E-Mail-Adressen gelten seit dem Wintersemester 2005/2006.

MitarbeiterInnen

Als Erstes sollte sich das Institut, dem ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin angehört, entscheiden, ob es zukünftig als primäre Adresse für alle Angehörigen die vom URZ empfohlene Form

     name@[institutsname|-kürzel].uni-heidelberg.de

oder die generische Form

     name@uni-heidelberg.de

verwenden will. Im ersten Fall wird, falls noch nicht geschehen, der Institutsname bzw. das Institutskürzel von der ZUV oder dem URZ in Absprache mit dem Institut festgelegt.

Sofern nicht unbedingt ein eigener Mail-Server erwünscht ist, wird auf dem zentralen Institutsserver im URZ eine entsprechende Domain eingerichtet, die von dem Institut in Eigenverantwortung verwaltet wird. Dieses kann dann für jeden Mitarbeiter den Namensbestandteil frei wählen.

Im zweiten Fall muss für alle Mitarbeiter, die bisher keine Projektnummer im Rechenzentrum besitzen, beim URZ eine solche beantragt werden. Diesen Projektummern werden E-Mail-Adressen der folgenden Form zugeordnet:

     name@uni-heidelberg.de

Hier wid der personenbezogene Teil name entsprechend den Regeln der Studierenden gebildet. Akademische Titel werden bei der automatischen Namenswahl nicht berücksichtigt, können aber von jedem Benutzer selbst nachgetragen werden. Mitarbeiter, die bereits eine Projektnummer haben, aber eine Adresse der Form

     vorname.nachname@urz.uni-heidelberg.de

oder

     benutzernummer@ix.urz.uni-heidelberg.de

benutzen, müssen über das gleiche Web-Interface eine entsprechende Adresse aus der Domäne uni-heidelberg.de aktivieren. E-Mails an die alten Adressen werden natürlich weiterhin akzeptiert und ausgeliefert.

Migration

Für Institute, die bereits eine eigene Mail-Domäne besitzen, ändert sich nichts, sofern sich die primären E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter in dieser Mail-Domäne befinden.

Personen, die zwangsweise umziehen müssen, sollten sich vor dem Umzug mit ihrer alten E-Mail-Adresse aus allen Mailinglisten austragen und sich nach dem Umzug mit der neuen Adresse anmelden, da sonst die Gefahr besteht, keine Beiträge an diese Listen verschicken zu dürfen und sich unter der alten Adresse nicht mehr austragen zu können.

Beim Umzug von Adressen der Form ... urz.uni-heidelberg.de auf Instituts-Domänen sollte bedacht werden, dass die Weiterleitung der Mail von Projektnummern an die neue Adresse mit dem Erlöschen der Projektnummer nicht mehr funktioniert und daher der Account verlängert werden sollte, solange eine Weiterleitung erwünscht wird.

Mit der Umstellung hat das URZ bereits am 15. September 2005 begonnen. Seit diesem Termin erhalten neu immatrikulierte Studierende E-Mail-Adressen der neuen Struktur. Bei den schon in der Vergangenheit an Studierende vergebenen E-Mail-Adressen wird ebenfalls die neue E-Mail-Adresse als primäre Adresse eingesetzt.

Ab Stichtag 30.6.06 werden Alias-Namen der Form

     benutzernummer@ix.urz.uni-heidelberg.de

auch für Projektnummern ungültig. Bis zu diesem Zeitpunkt sollten für Mail-Accounts mit alten Adressen neue Alias-Namen der Form ...@uni-heidelberg.de eingerichtet worden sein. Sollte diese Änderung nicht durchgeführt worden sein, so ist geplant, ausgehende Nachrichten mit veralteten Alias-Namen in

     benutzernummer@ix.rzuser.uni-heidelberg.de

umzuschreiben. Natürlich werden, wie auch bei den Studierenden, vorhandene Adressen als sekundäre Adressen weitergeführt. Dadurch bleibt der E-Mail-Empfang für alle Adressen gewährleistet, beim Versenden werden ausschließlich die neuen E-Mail-Adressen verwendet.

Welche der beiden möglichen Formen der E-Mail-Adressen – die vom URZ empfohlene Form mit Institutsnamen bzw. -Kürzel oder die generische Form – ein Institut wählt, bleibt dem Institut überlassen.

Verantwortlich: Team Internetdienste
Letzte Änderung: 09.04.2013
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