Service-Katalog

Beschreibung/Zweck des Dienstes:

Mit der Ausschreibung über die Versorgung der Universität Heidelberg mit Multifunktions- und Drucksystemen geht die Verantwortung und Betreuung der Verwaltungs- und der öffentlich aufgestellten Systeme von der Zentralen Beschaffung auf das Universitätsrechenzentrum über. Einrichtungen der Universität Heidelberg können Multifunktions- und Drucksysteme auf der Kostenbasis von Miet- und Klickpreis bestellen und betreiben (ehemals "Verwaltungskopierer"). Diese Webseite enthält Informationen zu den Verwaltungssystemen. Informationen zu den öffentlich aufgestellten Multifunktionssystemen finden sich hier.

Bestellungen

Es müssen die Bestellformulare von der Webseite der Zentralen Beschaffung (dort rechts unter "Bestellung/Preise") benutzt, ausgefüllt, mit Stempel versehen, unterschrieben und eingescannt (300dpi) an die Adresse 

drucken@uni-heidelberg.de

geschickt werden. Auf der Webseite befinden sich rechts unter "Produktinformationen" die Datenblätter der zur Verfügung stehenden Systeme. Um auf die Webseite zugreifen zu können, wird ein Zugang zu den internen Seiten der Zentralen Beschaffung benötigt, der hier beantragt werden kann.

Support von Firma Ricoh

Das unten beschrieben Flottenmanagement automatisiert den Betrieb der Verwaltungssysteme. Darüberhinaus steht der Ricoh-Support auch weiterhin für Bestellungen von Verbrauchsmaterial, Melden von Störungen und Toner-Recycling zur Verfügung. Die Kontaktmöglichkeiten sind:

E-Mail:               service@ricoh.de
Telefon:             0511-6742-4000
Fax:                   0800-7426 434
E-Service:          http://www.ricoh.de/support/ricoh-eservice/

Betrieb der Verwaltungssysteme

Die Systeme werden automatisiert durch das URZ betrieben. Dazu wird ein zentrales Flottenmanagement und eine Software für eine FollowMe-Lösung inklusive einer Kartennutzung betrieben.

Flottenmanagement

Zum automatisierten Betrieb sollen alle Geräte an einem Netzwerkanschluss angebunden werden. Damit werden über einen Server im URZ

  • Zählerstände übertragen,
  • Verbrauchsmaterialien (Toner, Gelpatronen) bei Notwendigkeit bestellt,
  • Störungsmeldungen (sofern möglich) an das Servicezentrum der Firma Ricoh weitergegeben und
  • es stehen eine zentrale Gerätekonfiguration sowie zentrale Firmware-Updates zur Verfügung.

Die Einbindung in das Flottenmanagement ist – sofern keine technischen Gründe dagegen sprechen – für alle Systeme verpflichtend.

FollowMe und Kartennutzung

Die DIN-A3-Multifunktionssysteme werden mit Kartenleser ausgeliefert und mit Software der mit Firma Ricoh kooperierenden Firma Inepro ausgestattet. Damit ist möglich:

  • ein „FollowMe“-Drucken, um Druckausgabe nach Anmeldung mit Benutzerkennung und Passwort oder mit Karte und PIN auszugeben. Die Druckausgabe muss vorher an einen zentralen Druckserver im URZ geschickt werden. Das Drucken ist dann an allen Institutsgeräten möglich, für die eine Berechtigung durch den Institutsverantwortlichen eingetragen wurde.
  • Scannen per E-Mail auf die der Benutzerkennung zugeordnete E-Mail-Adresse oder Scannen auf den heiBOX-Datenspeicher (sichere Dropbox-Alternative zur verteilten Dateiablage, anfangs noch nicht unterstützt).
  • Berechtigungen (Erlaubnis zum Drucken/Scannen/Kopieren), Einschränkungen (erlaubte Anzahl von schwarz/weiß- oder Farbseiten pro Monat) und Eigenschaften (Kostenstellen) zu vergeben.
  • quartalsweise Berichte zur weiteren Verrechnung zu erstellen.

Zur Bedienung der FollowMe-Lösung mit Kartennutzung siehe unter Schnellzugriffe in der rechten Spalte.

Es kann Gründe geben, die Software für FollowMe und Kartennutzung nicht einzusetzen. In diesem Fall kann die Softwarenutzung am Gerät deaktiviert werden. Da für eine nachträgliche Aktivierung Kosten entstehen, erklärt der Kostenstellenverantwortliche seine Zustimmung zur Deaktivierung mit dem Antrag Deaktivierung von FollowMe und Kartennutzung (Inepro-Software) auf Verwaltungs-Multifunktionssystemen.

Technik:

Treiber

Als Treiber werden die Universaltreiber von Firma Ricoh empfohlen. Diese können über über die Ricoh-Supportseiten heruntergeladen werden (Suche: "ricoh download drucker universaltreiber ").

Für einige Geräte gibt es angepasste Treiber, die das farbige Ausdrucken des Universitäts-Logos verbessern:

Der Universaltreiber nimmt beim Anlegen eines neuen Druckers Kontakt mit dem Drucker auf und kennt dann die Ausstattung des Druckers. Bei drei Geräten kann das Profil „Uni Siegel“ nur dann ausgewählt werden, wenn man manuell ein etwas „größeres“ Gerät auswählt, das aber die gleiche Funktionalität wie das reale Gerät hat. Dazu muss unter „Druckereigenschaften“ im Reiter „Zubehör“ unter „Modell wählen“ anstelle von „auto“

  • für das Gerät MPC305 das Modell MPC306Z
  • für das Gerät SPC320 das Modell SPC340
  • für das Gerät SPF252 das Modell SPC342

ausgewählt werden.

Status:

Produktiv

Nutzungsberechtigte:

  • Mitarbeiter


Fragen, Wünsche oder Anmerkungen

Ihre erste Anlaufstelle am URZ für Fragen und Probleme ist unser IT-Service-Center. Hier stehen Ihnen unsere Kolleginnen und Kollegen mit Rat und Tat zur Seite.

Für die Serviceannahme ohne Wartezeiten, 24 Stunden täglich und 7 Tage die Woche, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Anfragen über folgende E-Mail-Adresse: drucken@uni-heidelberg.de zu stellen.
Verantwortlich: Universitätsrechenzentrum
Letzte Änderung: 24.05.2017
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